So verknüpfen Sie ein Excel-Arbeitsblatt mit einer PowerPoint-Präsentation

Manchmal möchten Sie die Daten in einer Excel-Tabelle in eine Microsoft PowerPoint-Präsentation aufnehmen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, je nachdem, ob Sie eine Verbindung mit dem Quell-Excel-Blatt herstellen möchten oder nicht. Heute zeigen wir, wie Sie eine Excel Tabelle in PowerPoint verknüpfen können, lasst uns einen Blick darauf werfen, wie es geht.

Worin besteht der Unterschied zwischen Verknüpfung und Einbettung?

Sie haben tatsächlich drei Möglichkeiten, eine Kalkulationstabelle in eine PowerPoint-Präsentation aufzunehmen. Die erste besteht darin, dass Sie diese Daten einfach aus der Kalkulationstabelle kopieren und dann in das Zieldokument einfügen. Das funktioniert in Ordnung, aber alles, was es wirklich tut, ist, die Daten in eine einfache Tabelle in PowerPoint zu konvertieren. Sie können die grundlegenden Tabellenformatierungswerkzeuge von PowerPoint verwenden, aber Sie können nach der Konvertierung keine der Funktionen von Excel verwenden.

Während das manchmal nützlich sein kann, sind Ihre beiden anderen Optionen – Verlinken und Einbetten – viel mächtiger und sind das, was wir Ihnen in diesem Artikel zeigen werden, wie man das macht. Beide sind ziemlich ähnlich, da Sie am Ende eine tatsächliche Excel-Tabelle in Ihre Zielpräsentation einfügen. Es wird wie ein Excel-Blatt aussehen, und Sie können die Werkzeuge von Excel verwenden, um es zu bearbeiten. Der Unterschied besteht darin, wie diese beiden Optionen ihre Verbindung zu dieser ursprünglichen Excel-Tabelle behandeln:

  • Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in einer Präsentation verlinken, halten die Zielpräsentation und das ursprüngliche Excel-Blatt eine Verbindung aufrecht. Wenn Sie die Excel-Datei aktualisieren, werden diese Updates automatisch in der Zielpräsentation angezeigt.
  • Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in eine Präsentation einbetten, wird diese Verbindung unterbrochen. Die Aktualisierung des ursprünglichen Excel-Blattes aktualisiert nicht automatisch die Daten in der Zielpräsentation.

Beide Methoden haben natürlich Vorteile. Ein Vorteil der Verknüpfung eines Dokuments (außer der Aufrechterhaltung der Verbindung) besteht darin, dass es die Dateigröße Ihrer PowerPoint-Präsentation gering hält, da die Daten meist noch in der Excel-Tabelle gespeichert und nur in PowerPoint angezeigt werden. Ein Nachteil ist, dass die ursprüngliche Tabellenkalkulationsdatei am gleichen Ort bleiben muss. Wenn nicht, musst du es erneut verlinken. Und da es auf dem Link zur Original-Tabelle basiert, ist es nicht so nützlich, wenn Sie die Präsentation an Personen verteilen müssen, die keinen Zugriff auf diesen Ort haben.

Die Einbettung dieser Daten erhöht dagegen die Größe der Präsentation, da alle diese Excel-Daten tatsächlich in die PowerPoint-Datei eingebettet sind. Es gibt jedoch einige entscheidende Vorteile der Einbettung. Wenn Sie diese Präsentation beispielsweise an Personen verteilen, die möglicherweise keinen Zugriff auf das ursprüngliche Excel-Blatt haben, oder wenn die Präsentation dieses Excel-Blatt zu einem bestimmten Zeitpunkt zeigen muss (anstatt aktualisiert zu werden), macht das Einbetten (und Trennen der Verbindung zum ursprünglichen Blatt) mehr Sinn.

Lassen Sie uns also in Anbetracht dessen einen Blick darauf werfen, wie man eine Excel-Tabelle in Microsoft PowerPoint verlinkt und einbindet.

Verknüpfung MS Office Anwendungen

So verknüpfen oder betten Sie ein Excel-Arbeitsblatt in Microsoft PowerPoint ein

Die Verknüpfung oder Einbettung eines Excel-Arbeitsblattes in eine PowerPoint-Präsentation ist eigentlich recht einfach, und der Prozess für beides ist nahezu identisch. Öffnen Sie zunächst sowohl das Excel-Arbeitsblatt als auch die PowerPoint-Präsentation, die Sie gleichzeitig bearbeiten möchten.

Wählen Sie in Excel die Zellen aus, die Sie verknüpfen oder einbetten möchten. Wenn Sie das gesamte Arbeitsblatt verlinken oder einbetten möchten, klicken Sie auf das Kästchen am Schnittpunkt der Zeilen und Spalten in der linken oberen Ecke, um das gesamte Blatt auszuwählen.

Kopieren Sie diese Zellen, indem Sie unter Windows STRG+C oder unter macOS Befehl+C drücken. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle klicken und dann im Kontextmenü die Option „Kopieren“ wählen.

Wechseln Sie nun zu Ihrer PowerPoint-Präsentation und klicken Sie auf den Einfügepunkt, an den Sie das verknüpfte oder eingebettete Material einfügen möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte Home der Multifunktionsleiste auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche „Einfügen“ und wählen Sie dann den Befehl „Spezial einfügen“ aus dem Dropdown-Menü.

Dadurch wird das Fenster Paste Special geöffnet. Und hier finden Sie die einzigen funktionalen Unterschiede in den Prozessen der Verknüpfung oder Einbettung einer Datei.

Wenn Sie Ihre Kalkulationstabelle einbetten möchten, wählen Sie die Option „Einfügen“ auf der linken Seite. Wenn Sie Ihre Kalkulationstabelle verlinken möchten, wählen Sie stattdessen die Option „Link einfügen“. Im Ernst, das ist es. Dieser Prozess ist ansonsten identisch.

Welche Option Sie auch wählen, Sie werden als nächstes das „Microsoft Excel Worksheet Object“ im Feld rechts auswählen und dann auf die Schaltfläche „OK“ klicken.

Und Sie sehen Ihre Excel-Tabelle (oder die von Ihnen ausgewählten Zellen) in Ihrer PowerPoint-Präsentation.

Wenn Sie die Excel-Daten verknüpft haben, können Sie sie nicht direkt in PowerPoint bearbeiten, aber Sie können überall darauf doppelklicken, um die ursprüngliche Kalkulationstabellendatei zu öffnen. Und alle Aktualisierungen, die Sie an dieser ursprünglichen Kalkulationstabelle vornehmen, werden dann in Ihrer PowerPoint-Präsentation berücksichtigt.

Wenn Sie die Excel-Daten eingebettet haben, können Sie sie direkt in PowerPoint bearbeiten. Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Kalkulationstabelle, und Sie bleiben im gleichen PowerPoint-Fenster, aber die PowerPoint-Farbband wird durch die Excel-Farbband ersetzt und Sie können auf alle Excel-Funktionen zugreifen. Es ist irgendwie toll.

Und wenn Sie die Bearbeitung der Kalkulationstabelle stoppen und zu Ihren PowerPoint-Kontrollen zurückkehren möchten, klicken Sie einfach an einer beliebigen Stelle außerhalb der Kalkulationstabelle.